Ordner mit Rechnungen, Kisten mit alten Fotos, Schubladen voller Belege. Fast jeder Haushalt hat Papier, das eigentlich digital besser aufgehoben wäre, weil es dann durchsuchbar ist, keinen Platz braucht und nicht bei einem Wasserschaden verloren geht. Ein Scanner erledigt genau diese Aufgabe, und moderne Geräte schaffen das deutlich schneller und in besserer Qualität, als die meisten erwarten.
Die Bauformen unterscheiden sich stark nach Einsatz. Flachbettscanner haben eine Glasplatte und eignen sich für Bücher, empfindliche Vorlagen, Fotos und alles, was sich nicht einziehen lässt. Einzugsscanner ziehen Stapel automatisch durch und sind die richtige Wahl für die Massendigitalisierung von Dokumenten, oft mit beidseitiger Erfassung in einem Durchgang. Kompakte mobile Scanner passen in die Tasche und arbeiten teils per Akku. Foto- und Diascanner sind auf hohe Auflösungen und Durchlichteinheiten für Negative und Dias spezialisiert. Buchscanner erfassen von oben, ohne dass der Buchrücken leiden muss.
Bei der Auswahl helfen konkrete Kriterien. Für Dokumente reichen 300 bis 600 dpi völlig, Fotos profitieren von 1200 dpi, und Dias brauchen 2400 dpi und mehr. Die Geschwindigkeit in Seiten pro Minute ist bei Einzugsscannern entscheidend, ebenso ob beidseitiges Scannen in einem Durchgang möglich ist. Eine gute Texterkennungssoftware macht gescannte PDF durchsuchbar und ist mindestens so wichtig wie die Hardware. Achte auf Funktionen wie automatische Ausrichtung, Leerseitenentfernung und Direktscan in Cloudspeicher.
Preislich sind einfache Flachbettscanner günstig, Einzugs- und Dokumentenscanner liegen im Mittelfeld, und spezialisierte Foto- und Diascanner bilden das obere Ende.
Vergleiche die Geräte und Preise und bring Ordnung in deine Unterlagen.
Für Textdokumente reichen 300 dpi aus und liefern kompakte Dateien mit guter Texterkennung, 600 dpi sind der sinnvolle Maximalwert für Archivierung. Fotoabzüge scannst du mit 600 bis 1200 dpi, je nachdem ob du später vergrößern möchtest. Für Dias und Negative brauchst du wegen der geringen Originalgröße mindestens 2400 dpi, besser mehr. Höhere Auflösungen verlängern den Scanvorgang erheblich und erzeugen sehr große Dateien.
OCR wandelt das Bild der Schrift in echten Text um, wodurch das PDF durchsuchbar wird und du Inhalte kopieren kannst. Das ist der entscheidende Unterschied zwischen einem digitalen Archiv, in dem du etwas findest, und einem Haufen unbrauchbarer Bilddateien. Die Erkennungsqualität hängt von Scanauflösung, Kontrast und Vorlagenqualität ab, wobei 300 dpi meist genügen. Viele Scanner liefern passende Software mit, es gibt aber auch sehr gute separate Programme.
Für einzelne Belege und Quittungen ist die Handykamera mit einer Scan-App eine völlig ausreichende und sehr schnelle Lösung. Sobald du regelmäßig größere Stapel oder mehrseitige Dokumente digitalisierst, ist ein Einzugsscanner deutlich schneller und liefert gleichmäßigere Ergebnisse ohne Verzerrung und Schattenwurf. Für Fotos und Dias reicht die Kamera in der Qualität nicht an einen Scanner heran. Viele Multifunktionsdrucker bieten ohnehin bereits eine brauchbare Scanfunktion.
Für Dokumente ist durchsuchbares PDF der Standard, idealerweise im Langzeitformat PDF/A, das für dauerhafte Lesbarkeit ausgelegt ist. Fotos speicherst du besser als JPEG in hoher Qualität oder bei wertvollen Vorlagen als TIFF ohne Kompressionsverlust. Vergib sprechende Dateinamen mit Datum und Stichwort, denn das erspart später viel Sucherei. Eine zusätzliche Sicherungskopie auf einem zweiten Datenträger gehört zu jedem Archiv dazu.
